W kontekście R4BP 3 „pozycja” oznacza pozytywną decyzję regulacyjną w sprawie wniosku (opatrzoną niepowtarzalnym numerem pozycji). Decyzja ta dotyczy:
albo substancji czynnej (np. decyzji w sprawie równoważności technicznej, zatwierdzenia substancji czynnej lub wniosku o włączenie na podstawie art. 95)
albo
produktem biobójczym (np. zezwoleniem krajowym lub unijnym).
Właścicielem „aktywu” jest podmiot prawny, który czerpie korzyści ze złożonego wniosku lub zgłoszenia, tzn. w przypadku wniosku o zezwolenie na produkt właścicielem „aktywu” będzie posiadacz zezwolenia na produkt.
Właścicielem zasobu i właścicielem sprawy może być ta sama osoba.
Właścicielem sprawy jest podmiot prawny, który składa wniosek za pośrednictwem R4BP 3 i śledzi jego rozpatrywanie. Może to być zarówno przyszły właściciel zasobu, jak i strona trzecia, np. konsultant.
Jeśli właściciel aktywów nie jest tym samym podmiotem co właściciel sprawy, np. ponieważ systemem R4BP 3 zarządza inna strona, taka jak konsultant lub grupa zadaniowa, – należy podać tożsamość właściciela aktywów podczas składania nowego wniosku. Można to zrobić w kroku 1 kreatora wniosku, w sekcji „Dane właściciela aktywów”.
Jeśli właściciel sprawy nie jest tym samym podmiotem co właściciel zasobu, ten pierwszy będzie musiał wprowadzić identyfikator UUID właściciela zasobu podczas składania wniosku/zgłoszenia za pośrednictwem R4BP 3.
