Kosmetyki i zgłoszenie do bazy CPNP – jak prawidłowo wprowadzić produkt kosmetyczny na rynek UE?

Spis treści

1. Dlaczego zgłoszenie kosmetyków do CPNP jest tak ważne?

2. Podstawy prawne – Rozporządzenie (WE) 1223/2009

3. Kto jest osobą odpowiedzialną za kosmetyk?

4. Jak przygotować kosmetyk do zgłoszenia w CPNP?

    4.1. Inwentaryzacja i opis produktu

    4.2. Ocena bezpieczeństwa i dokumentacja PIF

    4.3. Zgłoszenie w portalu CPNP – procedura krok po kroku

5. Najczęstsze błędy i dobre praktyki przy zgłoszeniach CPNP

6. Jak FRC wspiera producentów kosmetyków w zgłoszeniu CPNP?

7. Podsumowanie i rekomendacje

Dlaczego zgłoszenie kosmetyków do CPNP jest tak ważne?

Rynek kosmetyczny Unii Europejskiej należy do najbardziej wymagających na świecie. Każdy producent, importer lub dystrybutor wprowadzający kosmetyk na rynek UE musi spełnić szereg obowiązków prawnych, w tym dokonać zgłoszenia produktu do bazy CPNP (Cosmetic Products Notification Portal).

Brak notyfikacji CPNP może skutkować poważnymi konsekwencjami:

❌ zablokowaniem sprzedaży,

❌ karami administracyjnymi,

❌ koniecznością wycofania produktów z rynku.

Dlatego właściwe przygotowanie dokumentacji i zgłoszenia w CPNP jest kluczowe – a pomoc doświadczonego doradcy, takiego jak FRC Małgorzata Krenke, pozwala uniknąć błędów, które mogą opóźnić lub uniemożliwić wprowadzenie produktu do obrotu.

Podstawy prawne – Rozporządzenie (WE) 1223/2009

Podstawą prawną dla wszystkich kosmetyków wprowadzanych na rynek UE jest Rozporządzenie (WE) nr 1223/2009. Określa ono:

• definicję produktu kosmetycznego,

• obowiązki osoby odpowiedzialnej,

• wymogi dotyczące bezpieczeństwa i oceny toksykologicznej,

• konieczność prowadzenia dokumentacji (PIF),

• oraz obowiązek zgłoszenia produktu w bazie CPNP przed wprowadzeniem do obrotu.

System CPNP to oficjalny portal Komisji Europejskiej, który umożliwia organom nadzorczym i ośrodkom zatruć dostęp do danych o produktach kosmetycznych dostępnych na rynku UE.

Kto jest osobą odpowiedzialną za kosmetyk?

Każdy kosmetyk wprowadzony na rynek UE musi mieć przypisaną tzw. osobę odpowiedzialną (Responsible Person – RP).

Może nią być:

• producent mający siedzibę w UE,

• importer spoza UE,

• lub dystrybutor, który wprowadza produkt pod własną marką.

Do obowiązków osoby odpowiedzialnej należą m.in.:

✔ ocena bezpieczeństwa kosmetyku,

✔ prowadzenie dokumentacji PIF,

✔ zgłoszenie produktu w CPNP,

✔ zapewnienie zgodności etykiet i opakowań z przepisami.

Jak przygotować kosmetyk do zgłoszenia w CPNP?

Proces zgłoszenia w CPNP to nie tylko wypełnienie formularza. To kompleksowy zestaw działań, które zaczynają się jeszcze na etapie projektowania produktu.

1️⃣ Inwentaryzacja i opis produktu

Zanim kosmetyk trafi do bazy CPNP, należy:

• określić jego funkcję i kategorię,

• opracować pełny skład INCI,

• przygotować informacje o opakowaniu, etykiecie i sposobie użycia,

• zebrać dane dotyczące surowców (w tym ewentualnych substancji CMR lub nano-materiałów).

👉 Wskazówka: w wielu przypadkach warto skorzystać z pomocy specjalistów REACH/CLP, którzy potrafią prawidłowo sklasyfikować substancje w składzie kosmetyku. Zespół FRC posiada w tym zakresie wieloletnie doświadczenie.

2️⃣ Ocena bezpieczeństwa i dokumentacja PIF

Każdy kosmetyk musi przejść ocenę bezpieczeństwa przeprowadzoną przez wykwalifikowanego toksykologa. Wyniki trafiają do Pliku Informacji o Produkcie (PIF), który powinien zawierać:

• raport bezpieczeństwa,

• dane toksykologiczne składników,

• wyniki badań mikrobiologicznych i stabilności,

• wzór etykiety i materiały reklamowe,

• opis metody wytwarzania.

Dokumentacja PIF musi być przechowywana przez co najmniej 10 lat – a w razie kontroli udostępniana organom nadzoru.

3️⃣ Zgłoszenie w portalu CPNP – procedura krok po krok

Proces zgłoszenia obejmuje następujące etapy:

Krok 1: rejestracja konta w systemie ECAS i dostęp do portalu CPNP.

Krok 2: wprowadzenie danych kosmetyku, m.in.:

• nazwy produktu, kategorii i funkcji,

• danych osoby odpowiedzialnej,

• kraju pochodzenia i pierwszego wprowadzenia,

• danych kontaktowych,

• informacji o składnikach (w tym nano i CMR),

• zdjęć etykiet i opakowania.

  Krok 3: wysłanie zgłoszenia przed wprowadzeniem produktu na rynek.

  Krok 4: aktualizacja zgłoszenia przy każdej zmianie (składu, etykiety, osoby odpowiedzialnej, kraju dystrybucji).

Najczęstsze błędy i dobre praktyki przy zgłoszeniach CPNP

❌ Najczęstsze błędy:

• niekompletny skład INCI lub błędna klasyfikacja składników,

• brak zgłoszenia CPNP przed rozpoczęciem sprzedaży,

• brak aktualizacji danych po modyfikacjach produktu,

• niezgodne etykiety (np. brak danych w języku polskim),

• brak archiwizacji PIF.

✅ Dobre praktyki:

• przygotowanie checklisty wymogów CPNP i Rozporządzenia (WE) 1223/2009,

• bieżące śledzenie zmian w bazach REACH i CLP,

• wdrożenie procedur aktualizacji dokumentacji,

• współpraca z doradcą FRC w zakresie REACH/CLP/ADR – dla pełnej zgodności łańcucha dostaw,

• regularny audyt etykiet i zgłoszeń.

Jak FRC wspiera producentów kosmetyków w zgłoszeniu CPNP?

Feed Reach Consulting – Małgorzata Krenke to firma specjalizująca się w kompleksowym doradztwie chemicznym i kosmetycznym.

Oferujemy:

• przygotowanie dokumentacji PIF oraz kart charakterystyki zgodnych z REACH i CLP,

• wsparcie przy klasyfikacji składników i formuł,

• pełne zgłoszenie kosmetyku w CPNP,

• doradztwo przy etykietach, oznakowaniu i importach spoza UE,

• audyt zgodności dokumentacji kosmetycznej.

👉 Skontaktuj się z nami:

https://frc.com.pl/kontakt/

Dowiedz się, jak możemy pomóc w zgłoszeniu Twojego kosmetyku do CPNP i przygotowaniu kompletnej dokumentacji regulacyjnej.

Podsumowanie i rekomendacje

• Zgłoszenie CPNP jest obowiązkowe dla każdego kosmetyku wprowadzanego na rynek UE.

• Obejmuje ono dane o produkcie, składzie, etykiecie i osobie odpowiedzialnej.

• Proces wymaga wcześniejszego opracowania dokumentacji PIF i oceny bezpieczeństwa.

• Brak notyfikacji lub błędy formalne mogą skutkować karami i utrudnieniami w sprzedaży.

• Warto powierzyć obsługę procesu firmie z doświadczeniem – takiej jak FRC Małgorzata Krenke, która od lat wspiera branżę chemiczną i kosmetyczną w zakresie REACH, CLP i ADR.